Als verantwortlicher Travel Manager im Unternehmen kennen Sie das Problem. Mit der reinen Hotelreservierung ist es bei weitem nicht getan. Hotelbuchungen müssen später abgerechnet und ausgewertet werden. Doch das ist oft leichter gesagt als getan.
Gerade im dezentralen Hotelsektor mit vielen Leistungsträgern türmen sich die Einzelbelege auf den Schreibtischen der Travel Manager, Sekretariate oder Bucher. Darüber hinaus ist es oft auch unklar welcher Abteilung oder welchem Projekt die Übernachtungskosten zuzuordnen sind.
Von dieser Aufgabenstellung können also folgende Anforderungen abgeleitet werden. Sie möchten komfortabel und unkompliziert Hotels bezahlen und später eine einzige kumulierte Rechnung mit allen Einzelbelegen erhalten. Im Idealfall sollte diese Rechnung zusätzlich firmenspezifische Zusatzdaten wie zum Beispiel eine Kostenstellen oder eine Personalkennziffern zur einfacheren Kostenzuordnung enthalten.
Sie denken unmöglich? Mit den ehotel Payment Solutions kein Problem.
ehotel Payment Solutions
ehotel bietet in Kooperation mit AirPlus, American Express und weiteren Partnern eine ganzheitliche Lösung für das professionelle Reservieren und Bezahlen von Einzel-, Gruppen- und Tagungsbuchungen.
Die Integration der Zahlungsfunktion in die Firmenanwendung ehotel corporate vereinfacht Prozesse in Ihrem Unternehmen, reduziert Kosten und schafft Transparenz und Ausgabenkontrolle mit den internetbasierten Reportingtools von AirPlus International und American Express.
Und so funktioniert das zentrale Abrechnungswesen
Hotelreservierungen werden vom Kunden bequem über das ehotel Hotelbuchungssystem oder das Service-Center gebucht. Pro Vorgang kann selektiv entschieden werden, ob das Hotel mittels Reisestellenkarte gezahlt oder der Reisende klassisch vor Ort zahlen soll. Während des Buchungsprozess werden firmenspezifische Zusatzdaten für die spätere Weiterverarbeitung erfragt bzw. aus einer vorhandenen Datenbank geladen.
Zusätzlich zur Buchung wird durch ehotel eine Zahlungsinformation in Form einer Kostenübernahme an das entsprechende Hotel übermittelt. Der Kunde hat die Möglichkeit den durch die Firma zu tragenden Kostenumfang speziell zu definieren.
Nach der Abreise erhält ehotel die Rechnung vom Hotel, kontrolliert diese auf Plausibilität und gibt selbige zur Faktura an AirPlus bzw. American Express frei. Bei eventuellen Unstimmigkeiten übernimmt ehotel die Kommunikation zur Klärung mit Hotel und Kunden.
Der Kunde erhält vom Zahlungsdienstleister eine konsolidierte vorsteuerabzugsfähige Rechnung inklusive Zusatzdaten.
Die Vorteile zusammengefasst
- umfassende Lösung für das professionelle Buchen und Bezahlen von Einzelübernachtungen, Gruppenbuchungen und Tagungen
- Kontrolle und Steuerung der Buchungskanäle
- Konsolidierte Information über sämtliche Reiseausgaben im Business Travel Management (MIS)
- Qualitätssteigerung der Rechnungsdaten und Zuordnung zu firmenindividuellen Kennziffern
- Reduzierung von Prozesskosten und -zeiten
Werden Sie ehotel Firmenkunde und profitieren Sie neben der zentralen Hotelabrechnung von zahlreichen weiteren Vorteilen.